Все истории
SKL АДВ
Интранет

Май

Оценка 360, HR-сервисы, расчет KPI и другие возможности для сотрудников, работающих по всему миру
Задать вопрос по проекту
Разработка

Корпоративный портал для международной производственной компании

В чайной компании «Май» работают 2000 человек — в России, Украине, Индии и Шри-Ланке.

  • Раньше работники кадровой службы выполняли рутинные операции вручную – тратили на это массу времени
  • У сотрудников не было площадки для общения и обмена документами

Это мешало компании развиваться.

Корпоративный портал облегчил работу HR-специалистов и сплотил коллег.

Рассказываем, как «Битрикс24» помог международной производственной компании автоматизировать часть функций отдела по работе с персоналом. И объединить рабочие процессы сотрудников.

О клиенте

«МАЙ» — один из крупнейших производителей чая и кофе в России, на рынке с 1991 года.

Компания импортирует фасованный продукт из Шри-Ланки, Индии и Китая и через разветвлённую сеть филиалов и представительств экспортирует продукцию в 45 стран мира.

«Май» выпускает чай под брендами «Майский чай», «Лисма», Curtis, Richard и Coffesso.

Среди достижений компании: высшая награда в национальном конкурсе «Бренд года/EFFIE–2012» в категории «Безалкогольные напитки» (2012 г.), «Марка №1 в России» – по версии общенационального рейтинга «Народная марка» (2010 и 2019 гг.), звание «Лидер развивающихся рынков» на международном экономическом форуме в Давосе (2000 г.).

О ситуации

HR-специалисты компании «Май» вручную:

  • Оценивали персонал
  • Составляли индивидуальные планы развития
  • Формировали кадровый резерв
  • Собирали обратную связь сотрудников
  • Заполняли базу знаний

Это было неудобно, время на типовые операции тратилось впустую.

Сотрудники компании «Май» привыкли решать рабочие вопросы:

  • По телефону
  • В мессенджерах
  • По электронной почте

Не было единого канала для общения с коллегами.

Документы тоже хранились в разных местах. Их было неудобно искать и оставался риск, что нужный файл затеряется в переписках.

Ситуация осложнялась тем, что у большинства сотрудников не было компьютеров или ноутбуков. Фасовщикам чая, мерчендайзерам и многим другим специалистам приходилось подключаться к корпоративным ресурсам через удаленный рабочий стол на общем ПК.

Работа при этом шла медленно, пользоваться корпоративными сервисами было неудобно. Сотрудники стремились прикасаться к компьютеру как можно реже и только для выполнения строго регламентированных задач.

Большая часть коллектива «выпадала» из корпоративной жизни:

  • Информация приходила к ним с задержками, не в полном объеме
  • Обратная связь от сотрудников зачастую не поступала вовсе

Руководство «Мая» понимало, что для слаженной работы территориально-распределенного коллектива нужно единое коммуникационное пространство — корпоративный портал.

Компании предстояло:

  • Автоматизировать рутинные операции HR-специалистов
  • Создать информационное пространство, в котором сотрудники из разных подразделений смогут вместе общаться, обмениваться опытом и давать быструю обратную связь

Выбор платформы

Проектом занялась компания «Эм Си Арт».

Для выполнения задач заказчика разработчики использовали платформу «Битрикс24». Основной критерий выбора — у решения есть инструменты для совместной работы всех категорий сотрудников. Даже тех, у кого нет стационарного рабочего места.

may-1.png

Среди других требований заказчика:

  • Удобство и легкость использования
  • Мобильная версия с поддержкой Android и iOS
  • Простота наращивания функций и интеграции с другими информационными системами
  • Адаптивность — возможность варьировать функциональность при меняющихся условиях работы
  • Экономичность — решение обеспечивает необходимую функциональность при заданных ограничениях на стоимость создания, эксплуатации и сопровождения

Ход работ

Разработка корпоративного портала стартовала в марте 2019 года.

Команда «Эм Си Арт»:

  • Внедрила и настроила программный продукт «Битрикс24: Энтерпрайз»
  • Брендировала портал по фирменному стилю компании «Май»
  • Настроила стандартные функции
  • Доработала решение под требования заказчика – провела интеграцию с системой Service Desk itsm365.ru. Теперь пользователи могут через мобильное приложение подавать заявки в IT-отдел

Автоматизация задач

Компания «Май» запускала корпоративный портал, чтобы получить:

  • HR-сервисы
  • Интранет-магазин
  • Корпоративный мессенджер
  • Инструменты проектного управления
  • Автоматизацию бизнес-процессов

Ключевое требование к проекту — легкий доступ с любого мобильного устройства. Чтобы корпоративные сервисы были у каждого сотрудника под рукой.

Разработчики «Эм Си Арт» сделали мобильное приложение «Битрикс24», в котором доступны все функции портала. И интегрировали решение с SMS-шлюзом. Это помогло восстанавливать пароль, получать сервисные уведомления и новости.

may-2.png

На практике с помощью этой системы HR-специалисты сообщили сотрудникам:

  • О запуске корпоративного портала
  • О старте полугодовой оценки персонала
  • О том, что нужно заполнить анкету

SMS-рассылки помогли руководству компании быстро привлечь на новый портал сотрудников из разных городов и стран.

Портал работает на двух языках — русском и английском.

Чтобы при знакомстве с новым корпоративным пространством у сотрудников не было проблем, компания «Эм Си Арт» провела обучение и организовала техническую поддержку.

HR-сервисы

Работа над корпоративным порталом совпала со стартом полугодовой оценки персонала. Раньше оценка сервиса проходила с помощью макросов в MS Excel. Но он устарел и не подходил под требования компании. Его развитие становилось всё дороже и сложнее. Поэтому разработка началась с внедрения модуля «HR-сервисы».

Разработчики запустили следующие функции:

  • Обратная связь — сотрудники дают оценку коллегам после решения любого рабочего вопроса в виде «лайка» (одобрения, похвалы) или «дизлайка» (осуждения или пожелания работать лучше). Действие можно дополнить развернутым комментарием
  • Оценка 360 — регулярная оценка сотрудников, которую проводят руководители, коллеги и подчиненные
  • KPI — персонал компании «Май» отслеживает ключевые показатели эффективности, которые установлены для каждого сотрудника и компании в целом
may-3.png

«Битрикс24 — мощная платформа с богатыми функциональными возможностями. Чтобы не напугать сотрудников излишними кнопками и вкладками, важно выбрать, какие сервисы будут внедрены в первую очередь. Компания «Май» сделала мудрый выбор: начала с HR-сервисов, включающих функции материальной и нематериальной мотивации. Их использование непосредственно влияет на зарплату и карьерные перспективы каждого сотрудника. Это сразу же заинтересовало весь коллектив и позитивно сказалось на результатах проекта»

Антон Гурьянов
генеральный директор «Эм Си Арт»

Обратная связь

Эта функция позволяет организовать моментальную обратную связь для всех сотрудников компании. Любой пользователь может отправить каждому коллеге по одной оценке в день. Кроме кнопок «Молодец!» и «Старайся» есть поле для развернутого комментария.

Текст обратной связи автоматически привязывается к соответствующей компетенции. При проведении ежегодной оценки руководитель видит комментарии за отчетный период.

Это помогает:

  • Объективно оценивать сотрудника
  • Учитывать не только последнее запомнившееся достижение или трудный момент, а работу за весь период
  • Принимать во внимание мнение команды: коллег, руководителей и подчиненных

Геймификация

Функция «Обратная связь» быстро стала популярной. Уже в первый месяц после ее внедрения работники компании оставили 430 оценок с комментариями.

Причина такого результата — геймификация. Активность на портале приносит баллы — «социальный капитал» сотрудника, который увеличивает его корпоративный «статус».

Это своего рода внутренняя валюта, которую можно потратить на подарочные карты во внутреннем интернет-магазине.

Баллы начисляются:

  • За активность на портале
  • Достижение KPI
  • Прохождение учебных курсов — сотрудником и подразделением, в которое он входит

Такой подход стимулирует коллег поддерживать друг друга в стремлении развиваться и улучшать командные показатели.

Оценка 360

С помощью нового портала в компании автоматизировали организацию, проведение и обработку результатов оценки персонала по профессиональным компетенциям — метод «Оценка 360º»

Раньше для этого использовались Excel-таблицы:

  • Сначала анкету заполнял сотрудник
  • Потом руководитель
  • После чего проводилась очная встреча

Процесс проходил медленно и давал достаточно субъективную картину. А сотрудники из других стран, у которых нет компьютеров, и вовсе не получали оценку.

Теперь все проводится на портале — для этого можно использовать мобильный телефон. Каждый сотрудник оценивает себя, коллег и руководителя. Весь необходимый функционал встроен в стандартное мобильное приложение «Битрикс24» и доступен на любых смартфонах под управлением Android и iOS.

Данные собираются в удобные и наглядные отчеты. По результатам оценки можно автоматически сформировать задачи — для карьерного развития сотрудника.

«Команду «Май» создают талантливые, а значит компетентные и результативные сотрудники, которые вместе добиваются успехов в работе и поддерживают друг друга при выполнении сложных проектов. Мы активно развиваем цифровую восприимчивость наших коллег.

Возможности нового портала позволили нам вовлечь в этот процесс сотрудников абсолютно всех должностей. Коллеги осознают, что действия каждого из них влияют и на личный успех и успех компании в целом. После внедрения платформы мы сразу же отметили позитивные изменения в корпоративной коммуникации, рост заинтересованности и улучшения в ежедневной работе. Уверены, что в дальнейшем это принесет ощутимые финансовые результаты»

Денис Казаринов
директор по персоналу компании «Май»

Другие сервисы

После автоматизации HR-сервисов ИТ-специалисты компании «Май» и сотрудники «Эм Си Арт» приступили к следующему этапу проекта, который включал:

  • Миграцию документов со старого интранет-портала на новый
  • Замену внешнего корпоративного мессенджера на чат «Битрикс24»
  • Внедрение инструментов проектного управления

О разработчике

«Эм Си Арт» — на рынке с 1999 года. За 20 лет работы компания собрала команду профессионалов, знания и умения каждого из которых подтверждены успешными проектами.

Компания работает как с российскими, так и с зарубежными компаниями: с Германией, Австрией, Италией, Швейцарией, Англией, Австралией и США.

Офисы расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Гамбурге, Берлине, Дюссельдорфе, Мюнхене и Вене.

Основные компетенции сосредоточены вокруг внедрения безопасных и удобных корпоративных порталов «Битрикс24» для крупных компаний — более 300 кейсов.


Результаты
  • На портал регулярно заходят все сотрудники — 2000 человек. Большинство из них ежедневно используют мобильную версию
  • Руководители оценили преимущества создаваемых «на лету» отчетов по обратной связи и возможность оперативно реагировать на получаемые данные
  • Повысилась вовлеченность персонала, каждый сотрудник видит, что его мнение важно, а действия влияют на личные результаты и показатели всей компании
  • Руководство «Мая» отмечает более слаженную и эффективную работу подразделений и рост ряда показателей компании

Компания планирует развитие портала вместе с командой «Эм Си Арт».

В ближайших планах – внедрение документооборота, разработка бизнес-процессов, оптимизация работы проектных групп.

В планах HR-департамента – разработка сервиса адаптации, создание кадрового резерва, чат-бот с элементами искусственного интеллекта.

Похожие решения