Май
Корпоративный портал для международной производственной компании
В чайной компании «Май» работают 2000 человек — в России, Украине, Индии и Шри-Ланке.
- Раньше работники кадровой службы выполняли рутинные операции вручную – тратили на это массу времени
- У сотрудников не было площадки для общения и обмена документами
Это мешало компании развиваться.
Корпоративный портал облегчил работу HR-специалистов и сплотил коллег.
Рассказываем, как «Битрикс24» помог международной производственной компании автоматизировать часть функций отдела по работе с персоналом. И объединить рабочие процессы сотрудников.
О клиенте
«МАЙ» — один из крупнейших производителей чая и кофе в России, на рынке с 1991 года.
Компания импортирует фасованный продукт из Шри-Ланки, Индии и Китая и через разветвлённую сеть филиалов и представительств экспортирует продукцию в 45 стран мира.
«Май» выпускает чай под брендами «Майский чай», «Лисма», Curtis, Richard и Coffesso.
Среди достижений компании: высшая награда в национальном конкурсе «Бренд года/EFFIE–2012» в категории «Безалкогольные напитки» (2012 г.), «Марка №1 в России» – по версии общенационального рейтинга «Народная марка» (2010 и 2019 гг.), звание «Лидер развивающихся рынков» на международном экономическом форуме в Давосе (2000 г.).
О ситуации
HR-специалисты компании «Май» вручную:
- Оценивали персонал
- Составляли индивидуальные планы развития
- Формировали кадровый резерв
- Собирали обратную связь сотрудников
- Заполняли базу знаний
Это было неудобно, время на типовые операции тратилось впустую.
Сотрудники компании «Май» привыкли решать рабочие вопросы:
- По телефону
- В мессенджерах
- По электронной почте
Не было единого канала для общения с коллегами.
Документы тоже хранились в разных местах. Их было неудобно искать и оставался риск, что нужный файл затеряется в переписках.
Ситуация осложнялась тем, что у большинства сотрудников не было компьютеров или ноутбуков. Фасовщикам чая, мерчендайзерам и многим другим специалистам приходилось подключаться к корпоративным ресурсам через удаленный рабочий стол на общем ПК.
Работа при этом шла медленно, пользоваться корпоративными сервисами было неудобно. Сотрудники стремились прикасаться к компьютеру как можно реже и только для выполнения строго регламентированных задач.
Большая часть коллектива «выпадала» из корпоративной жизни:
- Информация приходила к ним с задержками, не в полном объеме
- Обратная связь от сотрудников зачастую не поступала вовсе
Руководство «Мая» понимало, что для слаженной работы территориально-распределенного коллектива нужно единое коммуникационное пространство — корпоративный портал.
Компании предстояло:
- Автоматизировать рутинные операции HR-специалистов
- Создать информационное пространство, в котором сотрудники из разных подразделений смогут вместе общаться, обмениваться опытом и давать быструю обратную связь
Выбор платформы
Проектом занялась компания «Эм Си Арт».
Для выполнения задач заказчика разработчики использовали платформу «Битрикс24». Основной критерий выбора — у решения есть инструменты для совместной работы всех категорий сотрудников. Даже тех, у кого нет стационарного рабочего места.
Среди других требований заказчика:
- Удобство и легкость использования
- Мобильная версия с поддержкой Android и iOS
- Простота наращивания функций и интеграции с другими информационными системами
- Адаптивность — возможность варьировать функциональность при меняющихся условиях работы
- Экономичность — решение обеспечивает необходимую функциональность при заданных ограничениях на стоимость создания, эксплуатации и сопровождения
Ход работ
Разработка корпоративного портала стартовала в марте 2019 года.
Команда «Эм Си Арт»:
- Внедрила и настроила программный продукт «Битрикс24: Энтерпрайз»
- Брендировала портал по фирменному стилю компании «Май»
- Настроила стандартные функции
- Доработала решение под требования заказчика – провела интеграцию с системой Service Desk itsm365.ru. Теперь пользователи могут через мобильное приложение подавать заявки в IT-отдел
Автоматизация задач
Компания «Май» запускала корпоративный портал, чтобы получить:
- HR-сервисы
- Интранет-магазин
- Корпоративный мессенджер
- Инструменты проектного управления
- Автоматизацию бизнес-процессов
Ключевое требование к проекту — легкий доступ с любого мобильного устройства. Чтобы корпоративные сервисы были у каждого сотрудника под рукой.
Разработчики «Эм Си Арт» сделали мобильное приложение «Битрикс24», в котором доступны все функции портала. И интегрировали решение с SMS-шлюзом. Это помогло восстанавливать пароль, получать сервисные уведомления и новости.
На практике с помощью этой системы HR-специалисты сообщили сотрудникам:
- О запуске корпоративного портала
- О старте полугодовой оценки персонала
- О том, что нужно заполнить анкету
SMS-рассылки помогли руководству компании быстро привлечь на новый портал сотрудников из разных городов и стран.
Портал работает на двух языках — русском и английском.
Чтобы при знакомстве с новым корпоративным пространством у сотрудников не было проблем, компания «Эм Си Арт» провела обучение и организовала техническую поддержку.
HR-сервисы
Работа над корпоративным порталом совпала со стартом полугодовой оценки персонала. Раньше оценка сервиса проходила с помощью макросов в MS Excel. Но он устарел и не подходил под требования компании. Его развитие становилось всё дороже и сложнее. Поэтому разработка началась с внедрения модуля «HR-сервисы».
Разработчики запустили следующие функции:
- Обратная связь — сотрудники дают оценку коллегам после решения любого рабочего вопроса в виде «лайка» (одобрения, похвалы) или «дизлайка» (осуждения или пожелания работать лучше). Действие можно дополнить развернутым комментарием
- Оценка 360 — регулярная оценка сотрудников, которую проводят руководители, коллеги и подчиненные
- KPI — персонал компании «Май» отслеживает ключевые показатели эффективности, которые установлены для каждого сотрудника и компании в целом
«Битрикс24 — мощная платформа с богатыми функциональными возможностями. Чтобы не напугать сотрудников излишними кнопками и вкладками, важно выбрать, какие сервисы будут внедрены в первую очередь. Компания «Май» сделала мудрый выбор: начала с HR-сервисов, включающих функции материальной и нематериальной мотивации. Их использование непосредственно влияет на зарплату и карьерные перспективы каждого сотрудника. Это сразу же заинтересовало весь коллектив и позитивно сказалось на результатах проекта»
Обратная связь
Эта функция позволяет организовать моментальную обратную связь для всех сотрудников компании. Любой пользователь может отправить каждому коллеге по одной оценке в день. Кроме кнопок «Молодец!» и «Старайся» есть поле для развернутого комментария.
Текст обратной связи автоматически привязывается к соответствующей компетенции. При проведении ежегодной оценки руководитель видит комментарии за отчетный период.
Это помогает:
- Объективно оценивать сотрудника
- Учитывать не только последнее запомнившееся достижение или трудный момент, а работу за весь период
- Принимать во внимание мнение команды: коллег, руководителей и подчиненных
Геймификация
Функция «Обратная связь» быстро стала популярной. Уже в первый месяц после ее внедрения работники компании оставили 430 оценок с комментариями.
Причина такого результата — геймификация. Активность на портале приносит баллы — «социальный капитал» сотрудника, который увеличивает его корпоративный «статус».
Это своего рода внутренняя валюта, которую можно потратить на подарочные карты во внутреннем интернет-магазине.
Баллы начисляются:
- За активность на портале
- Достижение KPI
- Прохождение учебных курсов — сотрудником и подразделением, в которое он входит
Такой подход стимулирует коллег поддерживать друг друга в стремлении развиваться и улучшать командные показатели.
Оценка 360
С помощью нового портала в компании автоматизировали организацию, проведение и обработку результатов оценки персонала по профессиональным компетенциям — метод «Оценка 360º»
Раньше для этого использовались Excel-таблицы:
- Сначала анкету заполнял сотрудник
- Потом руководитель
- После чего проводилась очная встреча
Процесс проходил медленно и давал достаточно субъективную картину. А сотрудники из других стран, у которых нет компьютеров, и вовсе не получали оценку.
Теперь все проводится на портале — для этого можно использовать мобильный телефон. Каждый сотрудник оценивает себя, коллег и руководителя. Весь необходимый функционал встроен в стандартное мобильное приложение «Битрикс24» и доступен на любых смартфонах под управлением Android и iOS.
Данные собираются в удобные и наглядные отчеты. По результатам оценки можно автоматически сформировать задачи — для карьерного развития сотрудника.
«Команду «Май» создают талантливые, а значит компетентные и результативные сотрудники, которые вместе добиваются успехов в работе и поддерживают друг друга при выполнении сложных проектов. Мы активно развиваем цифровую восприимчивость наших коллег.
Возможности нового портала позволили нам вовлечь в этот процесс сотрудников абсолютно всех должностей. Коллеги осознают, что действия каждого из них влияют и на личный успех и успех компании в целом. После внедрения платформы мы сразу же отметили позитивные изменения в корпоративной коммуникации, рост заинтересованности и улучшения в ежедневной работе. Уверены, что в дальнейшем это принесет ощутимые финансовые результаты»
Другие сервисы
После автоматизации HR-сервисов ИТ-специалисты компании «Май» и сотрудники «Эм Си Арт» приступили к следующему этапу проекта, который включал:
- Миграцию документов со старого интранет-портала на новый
- Замену внешнего корпоративного мессенджера на чат «Битрикс24»
- Внедрение инструментов проектного управления
О разработчике
«Эм Си Арт» — на рынке с 1999 года. За 20 лет работы компания собрала команду профессионалов, знания и умения каждого из которых подтверждены успешными проектами.
Компания работает как с российскими, так и с зарубежными компаниями: с Германией, Австрией, Италией, Швейцарией, Англией, Австралией и США.
Офисы расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Гамбурге, Берлине, Дюссельдорфе, Мюнхене и Вене.
Основные компетенции сосредоточены вокруг внедрения безопасных и удобных корпоративных порталов «Битрикс24» для крупных компаний — более 300 кейсов.
- На портал регулярно заходят все сотрудники — 2000 человек. Большинство из них ежедневно используют мобильную версию
- Руководители оценили преимущества создаваемых «на лету» отчетов по обратной связи и возможность оперативно реагировать на получаемые данные
- Повысилась вовлеченность персонала, каждый сотрудник видит, что его мнение важно, а действия влияют на личные результаты и показатели всей компании
- Руководство «Мая» отмечает более слаженную и эффективную работу подразделений и рост ряда показателей компании
Компания планирует развитие портала вместе с командой «Эм Си Арт».
В ближайших планах – внедрение документооборота, разработка бизнес-процессов, оптимизация работы проектных групп.
В планах HR-департамента – разработка сервиса адаптации, создание кадрового резерва, чат-бот с элементами искусственного интеллекта.