Все истории
Банк «Санкт-Петербург» Сельскохозяйственное предприятие
Интранет

Банк «Санкт-Петербург»

База знаний для корпоративного портала регионального банка
Задать вопрос по проекту
Разработка

В 2016 году «Банк «Санкт-Петербург» начал цифровую трансформацию. Первый шаг — переход на новый корпоративный портал.

Через два года компания решила расширить его функционал — добавить «Базу знаний» и личный кабинет сотрудника.

Рассказываем, как «1С-Битрикс24» помог финансовой организации оптимизировать работу с документами.

О компании

ПАО «Банк «Санкт-Петербург» (БСПБ) — крупнейший банк Северо-Западного региона. На рынке с 1990 года.

Приоритетные направления — кредитование, расчетно-кассовое обслуживание. Банк работает с юридическими и физическими лицами Проводит операции с валютой, межбанковскими кредитами и ценными бумагами.

БСПБ работает на территории Санкт-Петербурга, Ленинградской области, Москвы и Калининграда.

Занимает 14 место в списке крупнейших по активам российских банков.


О ситуации

Раньше необходимые для работы данные и нормативные документы банка хранились в разных системах и источниках:

  • От папок на сетевых дисках до личных архивов работников
  • Часто — в распечатанном виде

Это приводило:

  • К монотонному труду — приходилось обрабатывать документы вручную
  • Увеличению сроков — на поиск информации
  • Дополнительным тратам — на аренду площадей для хранения бумажных архивов

У работников не было инструментов для сквозного поиска информации. Например, сотрудники контактного центра ежедневно тратили массу времени, чтобы найти инструкции, регламенты или письма — это отражалось на качестве клиентского сервиса.

Минусы старого подхода к хранению информации:

  • Трудно получать необходимые сведения
  • Нельзя в полном объеме передавать накопленный опыт новым сотрудникам
  • Сложно уведомлять персонал об изменениях и обновлениях контента
  • Тяжело контролировать, успели ли работники с ними ознакомиться
  • Риск использовать неактуальные данные

Поэтому руководство банка решило создать базу знаний — единое универсальное хранилище информации и нормативных документов с удобной системой поиска.

Чтобы сотрудники точно использовали актуальную версию файлов — придумали ввести подтверждение с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).


Задачи

Разработчикам «КОРУС Консалтинг» предстояло:

  • Систематизировать знания и нормативные документы банка
  • Создать инструмент для быстрого поиска информации
  • Предоставить сотрудникам возможность обмениваться опытом с коллегами, обсуждать материалы и дорабатывать их
  • Разработать механизм электронного ознакомления сотрудников с новыми файлами или изменениями в старых

Выбор платформы

На старте представители банка рассматривали ряд технологических баз: Confluence, WSS, «1С». После детального сравнения выбрали «1С-Битрикс24».

Преимущества решения:

  • Сотрудники БСПБ уже работали с платформой «1С-Битрикс24» — на ней построен корпоративный портал Интерфейс им знаком, можно было не проводить дополнительное обучение персонала
  • Не нужно создавать еще одну корпоративную систему — предложили работникам знакомый инструмент с единой точкой входа
  • Команда «КОРУС Консалтинг» уже реализовала на этой платформе базовый механизм обмена с кадровой системой банка, не требовались дополнительные интеграции
  • Не нужно покупать новые лицензии. У «1С-Битрикс24» открытый исходный код, что позволяет постоянно развивать продукт и добавлять новые функции без технологических ограничений

Ход работ

Разработкой занялись специалисты «КОРУС Консалтинг» совместно с командой банка.

Проект проходил в два этапа:

  1. Создание базы знаний, в которую вошли существовавшие информационные ресурсы банка
  2. Запуск личного кабинета, где сотрудники знакомятся с документами и подтверждают это с помощью ЭЦП. Там же они подают заявки на корпоративные услуги и пользуются другими сервисами банка

В основе проекта — гибкий подход по методологии Agile.

Разработку разделили на спринты, каждый из которых длился 2 недели. Результат спринта — готовая функциональность или небольшой релиз.

Такой подход помог лучше планировать работу и завершить проект в срок.


Решения

База знаний включает в себя:

  • Главную страницу
  • Каталог материалов
  • Шаблоны карточек документов, редактор статей
  • Поиск и классификацию: по ключевым словам, тегам, названиям и другим категориям
  • Глоссарий
  • Историю изменений
  • Уведомления, контроль актуальности документов
  • Автоматизированный процесс согласования материалов
  • Личный кабинет сотрудника
  • Функционал для оценки и обсуждения текстов
  • Архив

Навигация

База знаний — это набор структурированных статей и документов. Важные материалы и актуальные изменения всегда должны быть «под рукой». На главной странице разработчики расположили блоки:

  • Мгновенный поиск с автоподсказками
  • Новостная лента
  • Популярные и новые материалы
  • Прямой доступ к основным категориям

В результате сотрудники получили удобный путеводитель по базе знаний.

bspb1.png

Создание материалов

У решения интуитивно понятный интерфейс:

  • Информационные статьи легко создаются через визуальный редактор
  • Документы — через заготовленные шаблоны

Заводить новый материал нужно в личном кабинете пользователя. Там же сотрудник отслеживает статус документа.

За определенными категориями материалов закрепляются эксперты, которые могут размещать авторские статьи. Функционал базы знаний позволяет сотрудникам оставлять к ним комментарии, задавать вопросы и оценивать ответы.

В системе предусмотрен рубрикатор вопросов и ответов, а также поиск по ключевым словам.

Банк СПб.png  

История изменений

Каждая статья, которая попадает в базу знаний, проходит этапы согласования и редактуры. Можно настроить этот процесс под конкретную категорию материалов.

В документах хранится информация об авторе и дате изменений. Видны правки в тексте и приложенных к нему файлах. Можно восстановить предыдущую версию материала.

bspb3.png

В базе знаний заложены функции еженедельного дайджеста:

  • Пользователь подписывается на нужный раздел или категорию материалов
  • После чего получает информационную рассылку с перечнем изменений и обновлений в разделе: появилась новая статья или свежая версия файла

Это удобно — не нужно постоянно мониторить и отслеживать изменения вручную.

Есть группа пользователей, например, юристы, которые получают уведомления в обязательном порядке.


ЭЦП

Сотрудникам банка важно использовать только актуальную информацию.

В БСПБ работают более 4 000 человек. Раньше, чтобы ознакомить всех с новым регламентом требовалось:

  • Минимум 4 000 бумажных листов — по одному для каждого сотрудника
  • Бесчисленные часы специалистов отдела кадров — на ознакомление персонала с новым документом
  • Затраты на доставку подписанных бумаг из филиалов в головной офис

Теперь работники банка подтверждают, что ознакомились с документом, в личном кабинете — с помощью ЭЦП.

Электронный документооборот избавляет от рутины, экономит ресурсы. Защищает банк от юридических рисков: административной ответственности или штрафа, если сотрудники не ознакомятся с документами в установленный законом срок или потеряют бумаги.


Поиск

База знаний содержит тысячи материалов, поэтому разработчики сделали ставку на быстрый поиск и понятную классификацию информации.

Найти документ легко:

  • По названию, содержимому статьи, тегам, категории, автору
  • По форматам вложенных файлов: Word, Excel, Power Point
  • По выбранному периоду: дате создания, последних изменений или перевода материала в архив

При этом разработчики предусмотрели ограничения доступа — пользователь видит только ту информацию, которая положена ему по должности.


Глоссарий

Этот модуль появился, чтобы облегчить сотрудникам работу с документами и снизить вероятность неправильной трактовки терминов. Теперь пользователи говорят на одном языке.

Они могут самостоятельно создавать определения для любого термина и задавать варианты использования в тексте. Система автоматически подставляет к каждому упоминанию термина в статьях всплывающую подсказку с его определением.

bspb4.png

Аналитика

Этот блок помогает отслеживать, как сотрудники пользуются базой знаний.

Статистика показывает количество загруженных материалов и число обновляемых документов.

Руководителям БСПБ видно:

  • Как развивается база
  • Какие разделы наиболее популярны
  • Что из материалов можно передать в архив

Банк провел опрос, насколько новая функциональность востребована сотрудниками. Порядка 90% работников регулярно обращаются к базе знаний несколько раз в день. Использование ИТ-решения помогает централизованно хранить и актуализировать данные для сотрудников банка.

Алевтина Титкова
руководитель проекта банка «Санкт-Петербург»


О разработчике

«КОРУС Консалтинг» — российская ИТ-компания, на рынке с 2000 года. Специализируется на:

  • Создании, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов
  • Внедрении информационных систем
  • ИТ-аутсорсинге
  • Разворачивании ИТ-инфраструктуры

Среди клиентов: Bonava, DPD, Nokian Tyres, Tele2, «Азбука Вкуса», «Вертолеты России», «Дикси», «Инвитро», «Леруа Мерлен», «Магнит», «МегаФон», «Норильский Никель», СТД «Петрович», ТТК, «Росатом», «Яндекс.Деньги».

В офисах «КОРУС Консалтинг» в Москве, Санкт-Петербурге и Ярославле работают более 950 сотрудников.

«КОРУС Консалтинг» — золотой партнер «1С-Битрикс» с 2015 года. По итогам 2018 года «КОРУС Консалтинг» был признан лидером продаж «1С-Битрикс: Enterprise».


Результаты

Все сотрудники БСПБ пользуются базой знаний.

С помощью базы знаний банку удалось:

  • Сократить издержки
  • Оптимизировать рабочие процессы
  • Повысить качество клиентского сервиса

База знаний продолжает развиваться: появляются новые разделы, меняется архитектура предыдущих и совершенствуется структура ИТ-решения.

Похожие решения