Банк «Санкт-Петербург»

В «Банке «Санкт-Петербург» 4000 сотрудников.

Как и в любой крупной компании, банку нужно заниматься кадровыми вопросами:

• Оформлением отпусков и командировок
• Сбором подписей
• Согласованием документов

Но решались традиционными способами, в основном — на бумаге.

Рассказываем, как личный кабинет сотрудника на базе корпоративного портала на «1С-Битрикс24» помог финансовой организации оптимизировать документооборот.

О заказчике

ПАО «Банк «Санкт-Петербург» (БСПБ) — крупнейший банк Северо-Западного региона. На рынке с 1990 года.

Приоритетные направления — кредитование, расчетно-кассовое обслуживание. Банк работает с юридическими и физическими лицами Проводит операции с валютой, межбанковскими кредитами и ценными бумагами.

БСПБ работает на территории Санкт-Петербурга, Ленинградской области, Москвы и Калининграда.

Занимает 14 место в списке крупнейших по активам российских банков.

О ситуации

На каждого сотрудника БСПБ оформлял десятки бумажных документов: заявления, приказы, листы ознакомления с нормативными актами.

Компания:

• Тратила массу времени на оформление бумаг, сбор подписей и поиск информации
• Несла расходы на содержание традиционных архивов

Поэтому руководство банка решило:

• Перейти на электронный документооборот (ЭДО) на базе корпоративного портала
• Проводить операции в личном кабинете пользователя

Задачи

Разработчикам предстояло:

• Предложить механизм, чтобы сотрудники онлайн подтверждали, что ознакомились с локальными нормативными актами (ЛНА)
• Подготовить функционал для использования электронной цифровой подписи (ЭЦП)
• Создать электронный архив
• Разработать систему кадрового учета — журнал, который фиксирует, кто из сотрудников уже ознакомился с новыми документами
• Настроить интеграцию между программой кадрового делопроизводства 1С:ЗУП и корпоративным порталом на базе «1С-Битрикс24»

Выбор платформы

Разработка личного кабинета стала продолжением сотрудничества команды «КОРУС Консалтинг» и «Банка «Санкт-Петербург».

• В 2016 году IT-компания внедрила корпоративный портал на платформе «1С-Битрикс24»
• Два года спустя разработала на его основе «Базу знаний» — WIKI-БСПБ. У банка появилась единая система для хранения нормативных документов в электронном виде

Запуск личного кабинета стал логичным развитием проекта — на той же технологической платформе.

Ход работ

Проектом занялись специалисты «КОРУС Консалтинг» совместно с командой банка.

Разработку разбили на три этапа:

• Функционал для ознакомления сотрудников с документами, подтверждение операции усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
• Аналогичный механизм для планирования, оформления отпусков и командировок
• Автоматизация кадрового делопроизводства: переход на электронный документооборот, оцифровка заявок на подбор персонала и других процессов

В основе проекта — гибкий подход по методологии Agile.

Разработку разделили на спринты, каждый из которых длился 2 недели. Результат спринта — готовая функциональность или небольшой релиз.

Такой подход помог лучше планировать работу и завершить проект в срок.

Решения

Разработчики создали личный кабинет пользователя и оптимизировали документооборот.

В целом алгоритм выглядит так:

• Автор регистрирует новый материал в «Базе знаний»
• Затем формирует списки ознакомления — кто из сотрудников должен прочитать документ
• Отмеченные работники видят в личном кабинете уведомления — в них указано, что и в какой срок они должны изучить

ЭЦП

Чтобы оптимизировать работу с бумагами, специалисты «КОРУС Консалтинг» добавили функцию ЭЦП. С ее помощью сотрудники подтверждают, что ознакомились с документами.

Это было просто: БСПБ — аккредитованный удостоверяющий центр. Банк может самостоятельно выдавать УКЭП.

Другой компании внедрение этого функционала обошлось бы дороже: подписи необходимо покупать каждый год.

В результате сотрудники получили удобный путеводитель по базе знаний.

Электронный документооборот

Новые материалы сразу попадают в «Базу знаний».

Перед публикацией файл проходит несколько этапов согласования. Автор текста в личном кабинете видит текущий статус.

Этапы документооборота

После публикации запускается механизм ознакомления сотрудников с новой информацией:

1. Выпускающий редактор WIKI-БСПБ создает и изменяет состав группы пользователей для отправки материала
   Можно выбирать должности и конкретных исполнителей. В первом случае рассылку получат все сотрудники, которые занимают выбранные посты в указанном подразделении
2. Работники банка в личном кабинете видят задание ознакомиться с материалами
3. Если сотрудник уволился или ушел в декретный отпуск, система автоматически закроет задачу и оставит соответствующую пометку
4. Новые работники и те, кто вернулся после долгого отсутствия, автоматически получают задания изучить актуальные редакции документов. Бумаги, которые они успели прочитать ранее или знакомство с которыми не положены по должности, не отправляются
5. Если задание не завершено в срок, работник и его руководитель получат уведомления об этом
6. Контролировать статус задачи можно в реестре ознакомления. Его легко выгрузить в Excel по заданным параметрам

Списки для рассылки

Чтобы ускорить отправку документов на ознакомление, можно:

• Использовать созданные ранее группы
• Добавлять новых участников: по подразделениям, должностям или по фамилиям

После отправки материалов редактор видит, кто получил задания. Если обнаружит ошибку, может отозвать их.

После ознакомления с документом виза сотрудника добавляется в соответствующий лист.

Отказ от подписи

Сотрудник может не подписывать документ — в этом случае автоматически создается «Акт об отказе».

• В системе появится скан в формате .pdf
• Файл нужно подтвердить УКЭП
• После этого задание на ознакомление можно отменить

Оформление отпусков и командировок

Эта функция сейчас тестируется в пяти дирекциях БСПБ. В планах — масштабировать решение на всю компанию.

Преимущества механизма

• Работник может посмотреть, какое количество дней отпуска у него осталось, сколько он уже использовал или пропустил по болезни
• У руководителя есть удобный инструмент для планирования загрузки сотрудников. Он может в любой момент посмотреть график отпусков в своем подразделении

Функционал решения

Весь процесс от планирования до согласования проходит на корпоративном портале в личном кабинете сотрудника:

• Формирование заявления на отпуск или его перенос
• Подтверждение с помощью электронной подписи
• Согласование документа
• Оформление приказа о предоставлении отпуска и подписание выписки из него УКЭП
• Контроль соблюдения сроков

Наглядное отображение

Отсутствия всех сотрудников или отдельного работника руководитель видит на одноименном графике.

Инструмент показывает фактические и плановые пропуски.

Больничные, отпуска и отсутствия по другим причинам собраны в одной таблице.

Командировки

Тоже оформляются в личном кабинете.

Там собрана вся информация о поездке: данные участников, маршрут, даты, билеты, бронирование гостиницы и согласующие лица.

Заявка на командировку после заполнения отправляется на проверку к руководителю.

Заказ справок и копий трудовой книжки

Работник может оформить такой запрос в личном кабинете.

Ответственный сотрудник бухгалтерии или отдела кадров автоматически получит задание.

Когда документы будут готовы, работник увидит в почте соответствующее уведомление. И инструкцию, как забрать бумагу.

О разработчике

«КОРУС Консалтинг» — российская ИТ-компания, на рынке с 2000 года. Специализируется на:

• Создании, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов
• Внедрении информационных систем
• ИТ-аутсорсинге
• Разворачивании ИТ-инфраструктуры

Среди клиентов: Bonava, DPD, Nokian Tyres, Tele2, «Азбука Вкуса», «Вертолеты России», «Дикси», «Инвитро», «Леруа Мерлен», «Магнит», «МегаФон», «Норильский Никель», СТД «Петрович», ТТК, «Росатом», «Яндекс.Деньги».

В офисах «КОРУС Консалтинг» в Москве, Санкт-Петербурге и Ярославле работают более 950 сотрудников.

«КОРУС Консалтинг» — золотой партнер «1С-Битрикс» с 2015 года. По итогам 2018 года «КОРУС Консалтинг» был признан лидером продаж «1С-Битрикс: Enterprise».