Все истории
Глобус Гурмэ
CRM

Putin2018.ru

CRM для автоматизации обработки анкет волонтеров
Задать вопрос по проекту
Разработка

CRM для сайта Putin2018.ru

Выборы президента — главное политическое событие страны.Важно организовать слаженную работу предвыборного штаба. В этом помогают волонтеры. События такого уровня привлекают массу волонтеров. Но информация о них часто дублируется или оказывается недостоверной. Чтобы автоматизировать обработку анкет волонтеров, разработчик сайта Putin2018.ru — компания Notamedia — предложил нестандартный подход — использовать полноценную CRM-систему. Рассказываем, как наши партнеры и продукты «1С-Битрикс» помогли избирательному штабу Владимира Путина автоматизировать прием волонтеров.

Putin2018.ru

Это официальный сайт Владимира Путина, который появился к президентским выборам 2018 года. На сайте опубликованы биография и достижения президента, дневник избирательной кампании, информация о митингах и доверенных лицах Владимира Путина. А также новостная лента

Отдельная вкладка посвящена волонтерам — добровольцам, которые захотели присоединиться к избирательному штабу. Для этого нужно было заполнить заявку на сайте и пройти собеседование.

1.png

Цели и задачи

Чтобы стать волонтером, раньше кандидаты лично приходили в штаб и оставляли персональные данные в рукописных списках. Либо регистрировались в волонтерских проектах и уже через эти организации вступали в штаб. Затем появились предвыборные сайты, где кандидаты в волонтеры оставляли информацию о себе. Эти данные поступали в единую Excel-таблицу, из которой потом распределялись по регионам.

Работа была однотипной и рутинной. У штабов из разных регионов России не было прозрачного инструмента для обмена данными о волонтерах.

При этом алгоритм работы и общения с кандидатами не менялся:

  • Прием заявок;
  • Проверка данных;
  • Телефонное интервью;
  • Собеседование;
  • Подписание договора;
  • Постановка задач волонтеру оффлайн.

Поэтому разработчики сайта штаба Владимира Путина из агентства Notamedia предложили использовать для работы с кандидатами в волонтеры бизнес-подход — агрегировать и обрабатывать заявки через CRM-систему.


Задачами разработчиков стали:

  1. Автоматизация работы предвыборного штаба;
  2. Создание единой точки входа для обращений;
  3. Фильтрация  ботов и недостоверных заявок;
  4. Разработка инструмента для сбора статистики и учета.

2.png

Выбор платформы

Для решения этих задач разработчики Notamedia выбрали сервис «Битрикс24». У агентства уже был многолетний опыт работы с этой платформой.

Критерии выбора:

  • Надежность решения;
  • Высокая скорость и низкая стоимость внедрения;
  • Удобный функционал, понятный даже неопытным пользователям;
  • Оптимальная цена.

Подрядчик знал, что возможности платформы гарантируют отличный результат.

Ход работ

Внедрение и адаптация CRM-системы «Битрикс24» для работы с волонтерами проходила в четыре этапа.

  • Разработка концепции решения;
  • Тестирование системы;
  • Внедрение в работу сотрудников штаба;
  • Масштабирование на всю Россию.
3.png

Разработчики столкнулись со сложностями:

  1. Адаптация решения для задач избирательной кампании.
  2. Обучение сотрудников штаба новому продукту.

Что сделали?

Настроили решение для работы штаба

Пришлось вырезать «лишние кнопки» CRM-системы. И перенастроить систему так, чтобы она подходила для работы с заявками волонтеров.

Подробно описали работу с CRM-системой

Чтобы команда штаба легко ориентировалась в новом инструменте, разработчики подготовили подробную инструкцию со скриншотами.

Обучили сотрудников

Агентство научило пользоваться CRM-системой работников главного штаба. А они передавали опыт коллегам в регионах и  выполняли роль техподдержки.

По словам разработчиков, благодаря этим шагам сотрудники избирательного штаба тепло приняли решение «Битрикс24».

На разработку и внедрение CRM-системы понадобились 2 недели. Сайт штаба Владимира Путина запустился 15 января.

Решения для работы с волонтерами

1. Форма для подачи заявок

Кандидат в волонтеры заполнял форму на сайте. Поля анкеты: ФИО, дата рождения, телефон, электронная почта, ссылка на профиль в социальных сетях, регион.

После заполнения формы волонтер получал смс с кодом подтверждения — этот шаг помог отсеять ботов и людей, которые вписывали чужой номер телефона.

Затем кандидат получал сообщение, что с ним скоро свяжутся.

4.png
2. Обработка заявок

CRM-система сайта Владимира Путина оптимизировала прием заявок от потенциальных волонтеров (лидов).

По API система:

  • Получала лиды с сайта избирательного штаба;
  • Обрабатывала информацию — отсеивала повторные заявки и ботов;
  • Конвертировала лид в контакт для работы.
3. Распределение заявок

После верификации по номеру телефона данные из заявки уходили по API в CRM-систему. Сначала их проверяла служба безопасности и давала рекомендации по работе с человеком.

Затем заявка автоматически отправлялась в регион, который указал волонтер. Система назначала ответственного за общение с потенциальным волонтером.

5.png
4. Общение с потенциальным волонтером

Представители штаба всегда видели историю общения с волонтером.

  • Сотрудник избирательной кампании получал заявку и приглашал потенциального волонтера на собеседование. После этого задача «Заявка» закрывалась и переходила в статус «Собеседование».
  • А назначенная дата появлялась в календаре.
  • После встречи с кандидатом заявка конвертировалась в полноценный контакт.
  • Координатор определял задачи волонтера.
6.png
5.Распределение доступа к информации

Каждый региональный штаб «видел» только своих волонтеров. Сотрудники избирательного штаба могли сегментировать людей по выбранным параметрам — например, по возрасту.

Работники центрального штаба получали доступ ко всем анкетам и в режиме реального времени отслеживали статус работы с заявками.

6. Статистика и отчеты

Функционал CRM-системы моментально формировал отчеты за выбранный период и показывал статистику по обработке заявок. При необходимости отчеты можно делать вручную. Работа избирательных штабов по всей стране была прозрачной.

7.png

«В компании уже любят шутить, что ни одни выборы не проходят без Notamedia. Вот и недавно предвыборный сайт кандидата в мэры Сергея Собянина делали тоже мы. А если серьезно, то нам приятно помогать людям больше времени уделять своей семье и личным делам. А не перекладыванием данных из одного файла в другой. Эту работу взял на себя «Битрикс24». С его помощью мы настроили все системы под требования заказчика и успели выполнить большой объем задач в короткий срок»

Ковтун Сергей
генеральный директор Notamedia

О разработчике

Агентство Notamedia о 2004 года специализируется на производстве, продвижении и поддержке медийных проектов в цифровой среде, а также на системной интеграции, производстве, продвижении и поддержке интернет-сайтов, автоматизации бизнес-процессов, развитии интранета и внедрении CRM-решений. Ежегодно агентство становится призером российских и международных конкурсов в сфере веб-разработки и дизайна. За годы работы специалисты агентства запустили более 500 проектов, среди которых ведущие СМИ, социальные сети, государственные и некоммерческие организации, персональные медиа. Офисы компании расположены в Москве и Краснодаре. Notamedia — член Российской ассоциации электронных коммуникаций (РАЭК) и Ассоциации менеджеров России (АМР).

Результаты
  • Автоматизирована работа предвыборного штаба — создано единое окно для сбора заявок потенциальных волонтеров;
  • Снижена нагрузка и упрощена работа сотрудников избирательного штаба;
  • Штаб обеспечен оперативной статистикой;
  • Менее чем за 2 месяца к избирательному штабу присоединились 20 тысяч добровольцев из всех регионов России.
Похожие решения