Интранет-портал «OBI»

Корпоративный портал для всех сотрудников OBI

Перед HR подразделением крупной компании стоят две фундаментальные задачи:

• обучение и профессиональный рост сотрудников;
• развитие внутрикорпоративных коммуникаций.

Под каждую из них обычно запускается отдельный онлайн-сервис на базе соответствующего специализированного ПО. Компания OBI пошла нестандартным путем и решила обе задачи с помощью единого корпоративного портала, построенного на базе платформы «1С-Битрикс24».

OBI

Первый магазин OBI был открыт в Германии в 1970 году. Основатели компании Эмиль Люкс и Манфред Маус выбрали для магазина формат DIY (Do-it-Yourself, «Сделай сам»), который позволил собрать все товары для строительства, ремонта и садоводства под одной крышей.
OBI представлена 630 магазинами в 13 странах.. Первые магазины OBI открылись в России 20 ноября 2003 года.
На конец 2017 года в нашей стране открыты 27 магазинов сети: 9 – в столице и Московской области, 5 – в Санкт-Петербурге, по два – в Екатеринбурге и Нижнем Новгороде, по одному – в Волгограде, Брянске, Казани, Краснодаре, Омске, Рязани, Саратове, Сургуте и Туле.
OBI в России сегодня – это:

• 260 000 м2 – общая торговая площадь;
• 50 000 000 покупателей в год;
• 6 000 сотрудников, из них 1070 работает в компании более 5 лет;
• более 50% вакансий в магазинах закрываются внутренними кандидатами.

В 2016 году ОБИ Россия заняла первое место в номинации «Федерация» престижной профессиональной премии «HR-бренд – 2015».

Решение задач HR-департамента

Компания OBI всегда фокусировалась на развитии сотрудников.

• проводила регулярные оценки персонала;
• составляла индивидуальные планы развития работников;
• предлагала курсы и тренинги для повышения квалификации.

Поначалу всё это делалось вручную и занимало массу времени. Первым шагом к оптимизации работы HR-департамента стало внедрение в 2010-2011 году коробочного решения от WebTutor. Оно было неидеальным. Пришлось дорабатывать систему оценки, которая предлагалась «из коробки», однако результат всё равно полностью не удовлетворял требованиям OBI. Также требовалось сделать работу с порталом проще для самих сотрудников. В итоге HR-специалисты компании OBI занялись поисками платформы, на которой можно было реализовать все решения, необходимые для работы HR-департамента.
Руководители выбрали «Битрикс24».
Разработкой нового портала занялась компания AGIMA.
Консультанты должны были помочь HR-департаменту решить следующие задачи:

1. Наладить коммуникацию между сотрудниками компании.
2. Создать систему оперативного информирования.
3. Предоставлять ресурсы для оценки, обучения и развития персонала.

Многие организации заводят для решения этих задач отдельные информационные площадки: ресурс для корпоративных коммуникаций и тренинг-центр. Это не очень удобно. Компания захотела создать один большой портал OBI Space, который бы решил задачи HR-департамента и объединил функции по коммуникации и развитию сотрудников.

Особенности разработки

Обычно компании сначала заводят сервис для коммуникации, а потом добавляют в него функции обучения и развития. У OBI получилось наоборот: сначала появился сервис для обучения, а потом на его основе появилась площадка для общения.

Из-за этого появились сложности:

1. На рынке не имелось готовых решений порталов «2-в-1», разработка шла «под ключ».
2. Необходимо было сохранить наработки решения от WebTutor.
3. На портал была перенесена иерархия должностей из 1С.
   К списку сотрудников потребовалось добавить справочники KPI, компетенций, регионов, магазинов, департаментов и документы.
4. Требовалось объединить весь функционал разных корпоративных систем в одном портале.

Портал OBI Space — пример того, как информационные технологии повышают эффективность сотрудников и экономят время и деньги.

Сайт позволяет сотрудникам в 25 городах России:

• беспрепятственно общаться;
• обмениваться информацией;
• получать последние новости;
• совершенствовать себя;
• помогать освоиться другим.

В 2016 году портал получил награду BEST INTRANET RUSSIA AWARD, развитие OBI Space продолжается до сих пор.

Обучение и развитие — основополагающая часть портала.

1. Образовательные программы

На старте разработчики автоматизировали все процессы по обучению на портале. Например, по дате приёма на работу система автоматически определяет новичков и тут же записывает их на стартовые тренинги. Руководитель также может назначить сотруднику обучающий курс в пару кликов. Человек может сам записаться на интересующие программы — достаточно подать заявку на портале.

2. Оценка персонала

Стало гораздо удобнее проводить оценку персонала. В компании OBI она многоступенчатая и проводится два раза в год. Руководитель оценивает персонал по: KPI, перспективам вертикального роста,горизонтального развития, компетенциям. Сотрудник заполняет форму самооценки. Затем проходит оценочная комиссия, и после нее работник с руководителем разрабатывают индивидуальный план развития.

3. Ускорение процессов

Раньше оценивать сотрудников приходилось вручную, это занимало пару месяцев. HR-отделу приходилось названивать руководителям с просьбой проставить оценки чуть ли не каждый день, а они отвечали что-то вроде «Да, мы уже всех оценили, на бумажке всё записано, надо только перенести в систему». Когда компания только ввела эту опцию, сотрудники не могли поверить, что всё так легко и удобно.

4. Актуальная информация

На портале можно посмотреть план развития, уточнить, какие курсы и тренинги предстоит пройти, и даже узнать размер потенциальной премии. Руководитель имеет доступ ко всем данным по своим сотрудникам — он может напомнить, что пора пройти обучение, или сверить текущие результаты подчинённых с KPI.

5. База знаний

На портале создали подобие Википедии — «ОБИкипедию».
Сделать ее и встроить в портал было легко, потому что в «Битрикс24» уже был стандартный инструмент для создания собственной Wiki — оставалось лишь вставить контент.

Коммуникация

Вторая важная составляющая портала — общение сотрудников OBI.

1. Актуальная информация

На главной странице портала находятся новости компании. Они таргетированы по регионам — каждому сотруднику в первую очередь хочется узнать, что актуально для его подразделения. К новостям можно писать комментарии — компания открыта для обратной связи.

2. Проект «Ура, сезон!»

Проект проходит в начале мая в честь открытия дачного сезона. В дни проекта сотрудники офиса едут на «практику» в один из магазинов OBI. Записаться на стажировку можно на портале. Но есть ограничения — если в один магазин уже записалось 10 человек, то остальным предложат другие точки на выбор. Это очень удобно: раньше, когда не было портала, все сотрудники могли приехать в один магазин и создать там хаос.

3. Раздел «Открытые диалоги»

Это место, где каждый может задать вопрос топ-менеджеру и получить ответ — обычно в течение недели. Вопросы сгруппированы по блокам, можно изучить, что уже спрашивали коллеги, если нет нужного ответа— задать свой.

4. Опросы

Портал помогает собирать обратную связь от сотрудников.

Недавно, например, было голосование по питанию — устраивает ли та еда, которая предлагается. В каждом регионе свой поставщик, и по результатам опроса компания будет смотреть - оставлять его или менять на нового.

Результаты

• портал позволил объединить более 6000 сотрудников из 27 магазинов OBI по всей России;
• пользуются им абсолютно все — от простых продавцов в магазинах до топ-менеджмента;
• компания смогла оптимизировать процесс обучения, развития и оценки сотрудников;
• вовлечённость в корпоративные коммуникации выросла на 60% — люди чаще заходят на портал, читают новости, оставляют комментарии и задают вопросы;
• Затраты на обучение и коммуникацию снизились более чем на 40%.

Раньше работа HR-департамента была сложной и занимала много времени, теперь стало легче — появилась прозрачность, а эффективность бизнес-процессов - выросла.

О разработчике

Компания AGIMA – веб-интегратор №1 в России (рейтинг веб-интеграторов Тэглайн). Один из лидеров в сфере веб-разработки и мобильной разработки по версии Тэглайн и Ruward.
С 2006 года компания реализовала восемьсот проектов для лидеров в своих сегментах рынка. Разработаны сайты и мобильные приложения для крупнейших СМИ, банков, страховых компаний и ритейла. AGIMA отличает особый подход к разработке, который всегда начинается с качественного и количественного исследования бизнеса и аудитории, после которого реализуется весь цикл разработки, запуска и развития проекта. Основные направления деятельности: UX-аналитика и проектирование, копирайтинг и дизайн, веб-разработка, мобильная разработка и интеграция, поддержка и развитие интернет-проектов, digital-маркетинг, SMM, SEO, PR, консалтинг.

Награды

• Премия Тэглайн – 2017: победитель в категориях «Лучший сайт финансовой компании», «Продукт года среди агентств», третье место в категории «Лучший ритейл-сайт»
• Рейтинг Рунета – 2016. Победитель в категории «Государство и общество», 3 место – «Развлечения и спорт», 2 место – «Информация и коммуникация».

Рейтинги

Тэглайн: рейтинг веб-студий - 1-е место, рейтинг веб-интеграторов - 1-е место, рейтинг разработчиков мобильных приложений - 2 место.
Ruward: единый рейтинг веб-студий - 2-е место.