Агропромышленный холдинг Серволюкс

Как сделать эффективней работу крупного агропромышленного холдинга
Кейс группы компаний «Серволюкс».
О клиенте
Группа компаний «Серволюкс» - эксперт в области птицеводства и производства продуктов питания. В истории развития агропромышленного рынка Беларуси «Серволюкс» сыграл ключевую роль. Многие проекты по инсталляции новых современных технологий и оборудования, повышающих эргономику отрасли, были инициированы и реализованы Группой компаний.
О ситуации
С ростом компании назрела острая необходимость объединить всех сотрудников в едином цифровом пространстве для эффективного обмена информацией между участниками рабочих процессов.
Кроме того, требовалось создать автоматическую систему электронного документооборота, так как согласование и обработка договоров занимала массу времени и многие операции делопроизводства дублировались. Клиентская база велась нерегулярно, что привело к решению внедрить CRM-систему.
Выбор платформы
Компания объединяет более 2000 сотрудников. С учетом сложной организационной структуры решено было выбрать коробку «Битрикс24»: Enterprise из-за:
- неограниченного объема места
- количества пользователей 1000+
- многофункциональности платформы
Задачи проекта
- одновременная работа нескольких пользователей с одним документом (для чтения, но не для записи);
- работа с документами «на лету» (в оперативной памяти), не сохраняя документ локально на устройство;
- формирование документов посредством текстовых процессоров вида MS Office;
- возможность системы работать с документом формата PDF;
- фильтрация и сортировка документов по дате, статусу/состоянию, контрагенту и пр.;
- доступность настройки ограничения прав доступа пользователей: по организациям, документам, регламентам, маршрутам, ЭП;
- интеграция данных с учетной системой 1С:УПП версии 1.3, а также ERP Галактика;
- реализация печатных форм документов;
- формирование отчетов;
- настройка бизнес-процессов;
- наличие мобильного приложения;
- наличие облачного сервиса;
- наличие веб-клиента;
- наличие возможности у администратора АСЭД добавлять в карточки документов поля/таблицы, позволяющие определять маршрут документа по регламенту;
- работа в одной системе нескольких предприятий группы компаний с количеством пользователей более 2000 человек с построением маршрута согласования договора в соответствии со спецификой каждого предприятия. Например, один и тот же пользователь в АСЭД (роль: Исполнитель, Подписант) работает от имени разных предприятий, при этом перечень согласующих лиц - разный (три экономиста, три финансиста, три юриста) разных предприятий;
- организация процедуры ведения отпусков в «Битрикс24»: заполнение заявки, согласование, передача в управление по работе с персоналом.
Процесс внедрения и результаты проекта
Проект стартовал в марте 2020 года. Создание корпоративного портала, внедрение ЭДО и CRM заняло 19 месяцев.
На первом этапе разработчик изучил работу коммерческого отдела: проанализировали договоры с клиентами, действия продавцов — это легло в основу схемы работы CRM и настройку АСЭД. Далее изучили механизмы и цепочки согласования документов — логику перенесли в бизнес-процессы и настроили печатные формы.
Проект реализован компанией MITGroup.
MITGroup разрабатывает сайты на системе управления «1С-Битрикс»: за несколько лет сотрудничества компания стала Золотым партнером и вышла в лидеры продаж данной CMS. Сотрудники MITGroup сертифицированы «1С-Битрикс», что подтверждает их отличное знание программного продукта и умение создавать на его основе любые типы веб-ресурсов.
В итоге все задачи проекта были реализованы.
- Каждый сотрудник получил доступ к «Битрикс24» со всеми необходимыми возможностями (ограничения были настроены для определенных групп сотрудников).
- Значительно сократилось время на документооборот, поиск и внесение информации.
- Связь с сайтом позволила автоматизировать работу менеджеров с дилерами через личные кабинеты, что повысило их общий уровень лояльности.